Tämä tietosuojaseloste (jäljempänä ”Seloste”) kertoo, kuinka Rokmanni ry kerää, käsittelee ja luovuttaa henkilötietoja yhdistystoiminnassaan eri sidosryhmien kanssa.

1. Rekisterinpitäjä

Sovellettavan tietosuojalain mukainen rekisterinpitäjä on Rokmanni ry (jäljempänä ”me”, ”yhdistys”). Rokmanni ry vastaa siitä, että henkilötietojasi käsitellään tätä Selostetta ja soveltuvia tietosuojalakeja noudattaen.

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:
Rokmanni ry, Y-tunnus: 2131767-2
Viklontie 13, 21250 Masku

Tietosuojasta vastaava henkilö:
Anne Laiho
Viklontie 13, 21250 Masku
anne@rokmanni.fi

2. Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietojasi voidaan kerätä eri tavoin. Pääsääntöisesti keräämme ja käsittelemme henkilötietoja, jotka olet antanut meille, kun olet yhteydessä meihin tai asioit kanssamme, esimerkiksi kun liityt Rokmanni ry:n jäseneksi, varaat juhlatilan tai jotka syntyvät verkkosivulla vierailun yhteydessä.

Sinun ei ole pakko antaa meille henkilötietojasi, mutta mikäli päätät näin, emme mahdollisesti pysty tarjoamaan palveluitamme sinulle.

Keräämme ja käsittelemme esimerkiksi seuraavia henkilötietoryhmiä:
Henkilötiedot:
sukunimi, etunimet, kotiosoite, laskutusosoite, kotipuhelin, matkapuhelin, sähköposti, Y-tunnus sekä mahdollinen verkkosivuosoite.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Keräämme ja käsittelemme vain henkilötietoja, jotka ovat tarpeen toimintamme harjoittamista ja asiakassuhteiden hoitamista varten.

Käsittelemme henkilötietojasi seuraaviin tarkoituksiin:

1. Asiakashallinta ja kirjanpito
   Käsittelemme henkilötietoja ensisijaisesti asiakasrekisterissämme jäsenrekisterin ylläpitämiseen, laskutukseen ja kirjanpitoon liittyen sekä tapauskohtaisesti muuhun lailliseen liiketoimintaan. Henkilötietojen käsittely perustuu asiakkuuteesi yhdistyksessämme.
   2. Markkinointi ja muu asiakas- ja sidosryhmäviestintä
   Voimme olla sinuun yhteydessä jäsenkirjeiden, tapahtumiemme mainostamisen, uusien jäsenetujen ilmoittamisen tai tilavuokraan ja laskutukseen liittyvissä asioissa. Me emme suorita suoramarkkinointia.
   3. Lakien noudattaminen
   Voimme käsitellä henkilötietojasi lakisääteisten velvoitteidemme täyttämiseksi esim. koskien kirjanpitoa tai toteuttaaksemme viranomaisten (esim. veroviranomainen) lakiin perustuvat tietopyynnöt.
   5. Muut tarkoitukset, joihin olet suostunut
   Käsittelemme henkilötietojasi myös muihin tarkoituksiin, mikäli olet antanut suostumuksesi tällaiseen käsittelyyn.

4. Henkilötietojen siirrot ja luovutukset

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille sinun suostumuksellasi. Osapuolille, joita suostumus koskee, esimerkiksi yhteistyökumppaneillemme, taikka toimivaltaiselle viranomaiselle tämän esittämän tietopyynnön toteuttamiseksi.

Tietoja ei muutoin luovuteta suoramarkkinointitarkoituksiin kolmansille osapuolille.

5. Henkilötietojen siirrot EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle

Emme siirrä jäsentemme emmekä asiakkaidemme henkilötietoja EU:n ja ETA-alueen ulkopuolelle.

6. Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin se on tarpeellista tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Henkilötietoja säilytetään jäsen- tai asiakassuhteen ajan. Toimeksiantokohtaisia tietoja säilytetään lain edellyttämä aika. Henkilötietoja voidaan säilyttää tarpeellisilta osin myös asiakassuhteen päättymisen jälkeen soveltuvan lain sallimassa tai vaatimassa laajuudessa.

Henkilötiedot poistetaan, kun niiden säilyttäminen ei enää ole tarpeen lain tai kummankaan osapuolen oikeuksien tai velvollisuuksien toteuttamiseksi.

7. Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus tarkastaa henkilötietosi. Voit milloin tahansa myös pyytää henkilötietojesi oikaisemista, päivittämistä tai poistamista. Huomaa kuitenkin, että sellaisia henkilötietoja, jotka ovat välttämättömiä tässä Selosteessa määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi, tai joiden säilyttämistä laki edellyttää, ei voida poistaa.

Sinulla on oikeus vastustaa tai rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä sovellettavan lain edellyttämässä laajuudessa.

Käsitellessämme henkilötietojasi suostumuksen perusteella sinulla on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumus. Emme sen jälkeen käsittele henkilötietoja, ellei käsittelyyn ole olemassa muuta oikeusperustetta.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä pyynnön meille tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.

Mikäli koet, että henkilötietojesi käsittely ei ole asianmukaista, sinulla on oikeus kääntyä asiassa tietosuojavaltuutetun puoleen. Löydät tietosuojavaltuutetun yhteystiedot tietosuojavaltuutetun verkkosivuilta: http://www.tietosuoja.fi/fi/index.html.

8. Tietoturva

Toteutamme tarkoituksenmukaiset toimenpiteet (mukaan lukien fyysiset, digitaaliset ja hallinnolliset toimet) henkilötietojen suojaamiseksi häviämiseltä, tuhoutumiselta, väärinkäytöksiltä ja luvattomalta pääsyltä tai luovuttamiselta. Esimerkkinä mainittakoon, että henkilötietoihin on pääsy vain yhdistyksen hallituksen toimivaltaisilla jäsenillä sekä kirjanpidosta vastaavilla henkilöillä. Tehtäviensä puitteissa toimivaltaisilla henkilöillä on pääsy henkilötietoihin henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella ja salasanoilla.

Huomaa, että tarkoituksenmukaisetkaan toimenpiteet eivät voi estää kaikkia mahdollisia tietoturvaloukkauksia. Henkilötietojen tietoturvaloukkaustilanteissa ilmoitamme sinulle asiasta soveltuvien lakien mukaisesti.

9. Salassapitovelvollisuus

Yhdistyksemme hallituksen jäsenet ovat sitoutuneet pitämään salassa kaikki luottamukselliset tiedot. Luottamuksellisia tietoja ovat kaikki ne tiedot, jotka eivät ole yleisesti tunnettuja riippumatta siitä ovatko ne yhdistys- tai ammattisalaisuuksia. Luottamuksellisia tietoja eivät ole sellaiset tiedot, jotka on saatu julkisista lähteistä. Luottamuksellisiin tietoihin kuuluvat muun ohessa kaikki yhdistykseltä, sen talkootyöntekijöiltä tai yhteistyökumppaneilta saadut tiedot. Tiedot voivat olla kirjallisia, suullisia, kuvallisia, sähköisesti tallennettuja tai muita vastaavia tietoja.

10. Selosteen muuttaminen

Meillä on oikeus muuttaa tätä Selostetta. Ilmoitamme muutoksista sinulle verkkosivullamme www.rokmanni.fi.

11. Ota yhteyttä

Voit kysyä tästä Selosteesta tai tarkempia tietoja henkilötietojesi käsittelystä ottamalla meihin yhteyttä sähköpostitse tietosuojasta vastaavalle henkilölle, osoite kohdassa 1. Rekisterinpitäjä.